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Agent.e d'accueil, Officier.ère d'état civil CDD 2 mois H/F


Détail de l'offre

Informations générales

Collectivité

Dans le cadre de leur démarche en faveur de l'égalité professionnelle et de la diversité, Bordeaux Métropole, la Ville de Bordeaux et le CCAS s'engagent contre toute forme de discrimination.
Tout.e candidat.e qui se sentirait discriminé.e peut contacter la cellule d'écoute mise à sa disposition (05.57.20.71.11).
  

Référence

2020-281  

Date limite de candidature

03/07/2020

Carrière

Catégories

C

Filières

Administrative

Cadre d'emplois du poste

FPT-Adjoints administratifs

Description du poste

Intitulé du poste

Agent.e d'accueil, Officier.ère d'état civil CDD 2 mois H/F

Métier

Population et funéraire - Officière / Officier d'état civil

Missions

L'Agent.e d'accueil d'état civil, met à jour les registres d'état civil et la base de données informatique. Il. elle délivre des actes d'état civil aux administrations, particuliers, notaires, généalogistes, professionnels habilités à les demander.

Missions principales:


ACCUEIL:

Assurer l'accueil téléphonique du public, des professionnels et des administrations.
Assurer l'accueil physique des usagers lors des demandes d'actes d'état civil.
Assurer l'accueil physique des généalogistes.

ETAT CIVIL:

- Mettre à jour les actes d’état civil sur les registres et la base de données informatiques issues des demandes d’avis des mairies et tribunaux, et procéder aux formalités administratives inhérentes à cette mission(traitement des récépissés, information à l’INSEE...).
- Mettre à jour le registre de dispersion des cendres
-Transmettre les actes d ’état civil aux mairies, notaires, administrations, dans le cadre de COMEDEC
- Procéder au classement et à l’archivage des pièces administratives
- Assister le Maire, les Adjoints et les Conseillers municipaux lors de la célébration des mariages sur 2 sites(Caudéran et Hôtel de Ville), par rotation la semaine et le samedi
- Participer aux réunions du pôle, centre et service;

 


Missions spécifiques:

- Assurer les missions ,par rotation, du centre:

Pôle Déclarations:

-Dresser des actes d état civil de naissance, reconnaissance, décès, transcriptions, ainsi que tout acte ou décision modifiant l’état civil des personnes(changement de prénoms, rectifications erreurs matérielles,.).
-Créer et mettre à jour les livrets de famille
-Gérer les registres d’état civil, apposer les mentions sur les actes de l’année encours
-Assurer la constitution et le suivi des dossiers mariages
-Procéder à l’enregistrement, modification et dissolution des Pactes civils de Solidarité
-Assurer les échanges de documents et parapheurs avec les autres services de la mairie

-Assurer les échanges de documents et d’informations avec les équipes des maternités

 

-Assurer les missions, par rotation, du service, notamment:

-Permanences “Instructions- formalités administratives” le samedi matin selon un planning préétabli

-Constituer des dossiers et remettre des cartes nationales d’identité et passeports 

-Participer à l’organisation des scrutins électoraux sur la base du volontariat

-Les jours de scrutin,  tenir les bureaux de vote(sur la base du volontariat hors nécessité de service)

Profil attendu

Savoirs:

- Connaissance de la réglementation en matière d’état civil et formalités administratives
- Pratiques et techniques d’accueil physique et téléphonique du public, gestion de l’accueil des personnes en difficulté ou en situation de handicap
- Connaissance approfondie des services municipaux et leurs missions
- Connaissance des collectivités et autres administrations de proximité et de leurs missions

Savoir- faire:

- Maîtrise de l’outil informatique
- Savoir organiser son travail et gérer les priorités
- Polyvalence au sein de l’unité et du centre
- Bonne anticipation et respect des délais réglementaires
- Accueil physique et téléphonique : savoir gérer des conflits ou des situations particulières

Savoir- être:

- Sens de l’organisation, réactivité
- Sens du service public et de l’accueil, capacité d’écoute
- Qualités relationnelles et goût pour le travail en équipe
- Rigueur et méthodologie, discrétion, ponctualité
- Capacité à s’inscrire dans la polyvalence, adaptabilité
- Esprit d’initiative

Date de prise de poste souhaitée

01/08/2020

Localisation du poste

Localisation du poste

Gironde (33)

Site de travail

  Hôtel de ville

Contact Métier

Nom

Yvin

Prénom

Corinne

Fonction

Responsable de service

Téléphone

0556102300

Contact DRH

Nom

JUILLARD

Prénom

Alexandra

Téléphone

0556998484