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Agent.e d'accueil, officier.ère d'état civil H/F


Détail de l'offre

Informations générales

Collectivité

Dans le cadre de leur démarche en faveur de l'égalité professionnelle et de la diversité, Bordeaux Métropole, la Ville de Bordeaux et le CCAS s'engagent contre toute forme de discrimination.
Tout.e candidat.e qui se sentirait discriminé.e peut contacter la cellule d'écoute mise à sa disposition (05.57.20.71.11).
  

Référence

2022-2635  

Date limite de candidature

04/09/2022

Carrière

Catégories

C

Filières

Administrative

Cadre d'emplois du poste

FPT-Adjoints administratifs

Grades

Adjoint administratif territorial

Description du poste

Intitulé du poste

Agent.e d'accueil, officier.ère d'état civil H/F

Métier

Population et funéraire - Officière / Officier d'état civil

Missions

L'agent.e d'accueil, Officier.ère d'état civil met à jour les registres d'état civil et la base de données informatique. Il.elle délivre les actes d'état civil aux administrations, particuliers, notaires, généalogistes, professionnels habilités à les demander. Il.elle assure l'accueil des administrés.

 

Dans ce cadre, vos missions principales sont les suivantes:

ACCUEIL:


-Assurer l'accueil téléphonique du public, des professionnels et des administrations

-Assurer l'accueil physique des usagers lors des demandes d'actes d'état civil et dans leurs démarches administratives.

-Assurer l'accueil physique des généalogistes

ETAT CIVIL :

-Mettre à jour les actes d'état civil sur les registres et la base de données informatiques issues des demandes d'avis des mairies et tribunaux, et procéder aux formalités administratives inhérentes à cette mission (traitement des récépissés, information à l'INSEE...).

-Mettre à jour le registre de dispersion des cendres

-Transmettre les actes d'état civil aux mairies, notaires, administrations, dans le cadre de COMEDEC

-Procéder au classement et à l'archivage des pièces administratives, assurer le suivi de la boîte mail dédiée au centre "restitution des actes".

-Assister le Maire, les Adjoints et les Conseillers municipaux lors de la célébration des mariages sur 2 sites (Caudéran et Hôtel de Ville), par rotation la semaine et le samedi

-Procéder à la constitution des dossiers des baptêmes républicains 

-Participer aux réunions du pôle, centre et service

 

Activités spécifiques:

Assurer les missions, par rotation, du centre :

Pôle Déclarations :

-Dresser des actes d’état civil de naissance, reconnaissance, décès, transcriptions, ainsi que tout acte ou décision modifiant l'état civil des personnes (changement de prénoms, rectifications erreurs matérielles,..).

-Créer et mettre à jour les livrets de famille

-Gérer les registres d'état civil, apposer les mentions sur les actes de l'année en cours

-Assurer la constitution et le suivi des dossiers mariages

-Procéder à l’enregistrement, modification et dissolution des Pactes civils de Solidarité

-Assurer les échanges de documents et parapheurs avec les autres services de la mairie

-Assurer les échanges de documents et d'informations avec les équipes des maternités

Assurer les missions, par rotation, du service, notamment :

-Participer à l'organisation des scrutins électoraux et du recensement de la population sur la base du volontariat

-Les jours de scrutin, tenir les bureaux de vote (sur la base du volontariat hors nécessité de service)

 

Spécificités du poste:

lundi, mardi, mercredi, vendredi de 09h à 17h00

Jeudi de 10h30 à 19h00 en rotation (sauf juillet et août)

Permanences samedi, week-end

Profil attendu

Pour mener à bien vos missions, vous connaissez la réglementation en matière d'état civil et de formalités administratives. Vous connaissez également les services municipaux, leurs missions et le fonctionnement des collectivités territoriales et autres administrations. 

De plus, vous maîtrisez parfaitement l'outil informatique, les techniques d'accueil physique et téléphonique, savez gérer les priorités et organiser votre travail ( anticipation et respect des délais réglementaires). 

Rigoureux.se, discret.ète et polyvalent.e au sein de l'unité et du centre, vous appréciez le travail en équipe et vous êtes reconnu.e pour vos qualités relationnelles et votre capacité d'écoute.

Enfin, vous avez le sens du service public et de l'accueil de tous les publics (personnes en difficultés ou en situation de handicap), vous savez gérer les conflits et vous adapter à des  situations complexes.

Date de prise de poste souhaitée

01/01/2023

Localisation du poste

Localisation du poste

Gironde (33)

Site de travail

Hôtel de Ville

Contact Métier

Nom

Cartigny

Prénom

Christine

Fonction

responsable de centre mentions restitution des actes

Téléphone

0556101981

Contact DRH

Nom

JUILLARD

Prénom

Alexandra

Téléphone

0556998484

Autres informations

Date du jury

23/09/2022