Le service Modes d'accueil petite enfance (MAPE) de la Ville de Bordeaux recherche un.e agent.e de gestion administrative et d'accueil petite enfance au sein de son centre accompagnement des familles.

L’agent.e de gestion administrative et d’accueil petite enfance assure l’accueil physique et téléphonique des familles à la recherche d’un mode d’accueil. Il.Elle participe à la gestion des dossiers de demande de place en crèche. De manière générale, il.elle recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement du service et assiste les responsables de secteur et la responsable de service dans la réalisation des missions du MAPE.

Les missions principales sont les suivantes :

Accueillir et informer les familles:

- Accueil physique et téléphonique dans le cadre des permanences et sur rendez-vous,
- Informer sur l’ensemble des modes d’accueil existant sur le territoire,
- Enregistrer une demande de place en crèche ou assurer le suivi d’un dossier existant,
- Orienter vers les autres lieux ressources, dont les Relais Petite Enfance (RPE).

Vérifier et compléter les dossiers de pré-inscription:

- Saisir les fiches papiers dans Concerto,
- Vérifier les dossiers créés par les permanenciers,
- Rappeler les familles pour compléter les informations manquantes,
- Appeler les acteurs relais pour préciser une situation familiale,

À venir : vérifier et valider les dossiers de demande en ligne.

Gérer la messagerie générique du MAPE:

- Réceptionner les actes de naissance et autres documents et mettre à jour les dossiers,
- Mettre à jour les dossiers à partir des informations communiquées par les familles,
- Répondre aux questions des familles adressées directement au MAPE ou via le portail Familles,
- Orienter les courriels en direction des agents en charge de leur traitement.

Traiter le courrier du service:

- Traiter ou orienter le courrier,
- Rédiger les courriers.

Contribuer à la mise à jour des dossiers en attente et suivi des tableaux de bord:

- Effectuer régulièrement des requêtes dans Concerto pour supprimer les anomalies et les incohérences (naissances non confirmées, erreur de score, « nettoyage » de la zone Observations...) ainsi que pour la réalisation de statistiques,
- Participer à la vérification mensuelle des dossiers,
- Une fois par an, saisir les questionnaires de mise à jour des dossiers envoyés par les parents.

Divers:

- Classer et archiver les documents,
- Aider à la préparation des commissions et assister aux commissions,
- Participer à des réunions et en rédiger les comptes rendus,
- Assurer l’organisation logistique de certains temps forts (commissions d’attribution des places, réunions OSPE, formation des permanenciers…).

Vous pouvez également être amené.e à organiser les permanences d’accueil et d’information, gérer la production trimestrielle des statistiques sur l’offre d’accueil petite enfance, et gérer les places en crèche d’été.

Vous avez une bonne connaissance des acteurs et enjeux du secteur de la petite enfance. 

Vous avez une bonne maîtrise des techniques de communication orale ainsi qu'une bonne capacité rédactionnelle.

Vous maîtrisez l'outil informatique, notamment le Pack Office ainsi que le logiciel Concerto.

Votre capacité à travailler en autonomie et en équipe, votre discrétion ainsi que votre relationnel sont des atouts essentiels pour mener à bien vos missions.