Sous la responsabilité de la directrice et de la responsable de mission (au sein de la direction générale des affaires culturelles), vous assurez des tâches administratives, organisationnelles et logistiques qui visent à la bonne organisation interne du service.

Activités principales :

- Saisie et suivi des conventions de partenariats/mécénats, des parrainages/marrainages et des résidences

- Actualisation des données de suivi d'activité (tableaux de bord, tableaux de résultats, fichiers contacts...)

- Appui administratif, logistique et organisationnel

- Accueil téléphonique : renseigner les partenaires sur les appels à projets ou sur le suivi de leur dossier

- Gérer les mails de la boîte mail « contact »

- Classement et archivage des documents administratifs

- Participer à la gestion « back-office » de la plateforme dédiée à l‘Education Artistique et Culturelle (EAC)

- Assurer le « back office » permettant le bon déroulement des instances de gouvernance : réunions, COTECH, COPIL : invitation, ordres du jour, convocations, pouvoirs, recherche de salle, accueil, émargement...

Activités spécifiques (et ponctuelles) :

- Développer des outils de suivi de l'activité  

- Assister aux réunions d’équipe

Vous connaissez le fonctionnement des collectivités territoriales, et plus particulièrement le secteur artistique et culturel.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et informatiques (Word, Excel, outils web…).Vous savez utiliser les modes de communication (téléphone, messagerie, agenda électronique…). 

Vous avez une excellente expression orale et rédactionnelle. 

Vous savez analyser et gérer des demandes d’information.

Vous êtes rigoureux.euse, méthodique, organisé.e et discret.e.  

Vous avez le goût du travail pour le collectif en appui à l'équipe et avez des qualités relationnelles. 

Vous savez vous adapter aux évolutions organisationnelles. 

Vous êtes force de proposition pour améliorer le fonctionnement du service.

Vous êtes autonome et savez gérer votre stress. 

Vous avez le sens du service public.