La direction appui administratif et financier recherche pour son service appui et coordination RH un.e assistant.e de direction dédié.e H/F

Rattaché.e hiérarchiquement au service Appui et coordination RH au sein de la Direction d’appui administratif et financier de la direction générale éducation, sports et société.

L’assistant.e. dédié.e .a pour mission d’assister le directeur d'une direction de la DGESS afin d'optimiser la gestion de leur activité.

Il/ elle gère son secrétariat et apporte son soutien quotidien dans son organisation professionnelle notamment dans la gestion de son agenda, l'organisation de déplacements, de communication, de préparation de réunions, d'accueil…

Il/ elle facilite et optimise la gestion administrative de l'ensemble de la direction

Il/elle assure l’accueil téléphonique et physique de la direction à laquelle il/elle est dédié.e

Il/elle apporte un soutien auprès de ses collègues en cas de surcroit d’activité.

Il/elle peut prendre en charge le suivi de dossiers

Dans ce cadre, vos missions principales seront les suivantes : 

- Gérer l'agenda du directeur - Anticiper, alerter, relancer

- Gérer, alerter sur les mails reçus

- Organiser les déplacements Bordeaux et Bordeaux Métropole

- Organiser les réunions complexes en veillant à la consolidation des fonds de dossiers

- Gérer et assurer le suivi des courriers MAARCH entrants

- Assurer l’accueil physique et téléphonique de la direction, communiquer l'information et/ou orienter vers le bon interlocuteur

- Mettre en forme, saisir, suivre et diffuser dans les services des délibérations

- Suivre le circuit, de la création au visa de la Préfecture, ainsi que le circuit de signatures des conventions et documents rattachés

- Organiser le Codir et autres réunions (prévoir les intervenants / lieux…)

- Participer au Codir (prise de notes et compte-rendu)

- Mettre en forme des travaux bureautiques (notes, courriers, délibérations…)

- Contribuer à la réalisation et au suivi des dossiers de la direction

- Participer à la communication et la diffusion d’informations au sein de la direction

- Gérer les fichiers confidentiels et sensibles

- Prendre en charge des dossiers transversaux spécifiques

- Suivre les congés de sa direction 

Vous serez également en charge de certaines activités spécifiques : 

- Suppléer les autres assistant(e)s du service

- Chaque assistant.e est amené.e à développer une compétence spécifique et/ou à porter un dossier dédié

- Chaque assistant.e contribue à la vie du service et alimente les outils communs, les procédures communes et les espaces collaboratifs. 

- Préparer les dossiers des entretiens professionnels

Vous avez des connaissances du fonctionnement et de l’environnement d’une collectivité territoriale. Vous maitrisez Outlook et connaissez les règles de l'expression écrite et orale de qualité. Vous avez un bon orthographe. Vous avez une maitrise des techniques de secrétariat et une bonne connaissance des procédures administratives. Vous avez une parfaite maîtrise de l’outil informatique (logiciels de bureautique, pack office, ). Vous avez une connaissance des logiciels Airdélib, Maarch appréciée. 

Vous disposez d'une organisation et une gestion croisée d’agendas complexes. Vous gérez l'organisation de réunions avec de nombreux interlocuteurs en hiérarchisant les intervenants. Vous savez prioriser et anticiper. Vous avez une bonne maîtrise de Outlook et être à l'aise avec la prise de notes et retranscription. Vous maîtrisez l'accueil physique et téléphonique : renseigner les interlocuteurs, filtrer et transmission des messages, orientation des demandes. Vous savez intégrer des priorités de la direction dans la gestion. Vous savez identifier des informations importantes, transmission, communication.

Vous faites preuve de réactivité, rigueur, discrétion et disponibilité. Vous avez le sens du travail en équipe, et avez une aisance relationnelle. Vous avez le sens de l’organisation et esprit d’initiative. Vous faites preuve de ponctualité et assiduité. Vous avez une bonne capacité d'adaptation et avez de l'autonomie et capacité à rendre compte et alerter. 

35 jours de congés (à proratiser)

 Vous pouvez également bénéficier (sous conditions) :
- D’une mutuelle employeur participant à votre protection sociale en santé et prévoyance.
- De la prise en charge financière d’une partie de vos frais de trajets entre votre domicile et votre lieu de travail (75%). 
- D’un accès gratuit aux musées municipaux de la Ville de Bordeaux. 
- De prestations diverses (vacances, loisirs, bien être, accès aux restaurants administratifs).