Rattaché.e hiérarchiquement au service Appui Administratif et Financier de la Direction Générale Education, Sports et Société.

L’assistant.e. en transverse a pour mission d’assister les directions de la DGESS, afin d’optimiser la gestion de leurs activités.

Il/elle apporte appui et soutien en termes d’organisation professionnelle, de gestion d’agendas, de communication, d’information, d’accueil…

Il/ elle facilite et optimise la gestion administrative de l'ensemble des directions.

Il/elle peut prendre en charge le suivi de dossiers spécifiques transversaux (ex Mobilier/ fournitures/ marché public…) ou événements spécifiques.

Il/elle assure l’accueil téléphonique et physique.

Il/elle apporte un soutien auprès de ses collègues en cas de surcroit d’activité.

CDD de 3 mois 

Activités principales :

- Assurer l’accueil physique et téléphonique des directions (1er filtre), communiquer l'information et/ou orienter vers le bon interlocuteur

- Mettre en place les réunions à la demande des services

- Mettre en forme, saisir, suivre et diffuser des notes, courriers, conventions…

- Mettre en forme, saisir, suivre et diffuser dans les services des délibérations (communiquer les dates butoirs - relancer les services). Suivre le circuit, de la création au visa de la Préfecture, ainsi que le circuit de signatures des conventions et documents rattachés)

- Rédiger, réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique (notes, courriers…)

- Contribuer à la réalisation et au suivi des dossiers des directions

- Organiser les déplacements et leur logistique

- Organiser les évènements et leur logistique (ex : séminaires, réunions excentrées…)

- Contribuer à l’archivage

- Prendre en charge des dossiers transversaux spécifiques

Activités spécifiques :

- Participer à la mise à jour des outils communs et espaces collaboratifs

- Trier les bulletins de salaires par directions et dispatching

- Porter/récupérer les parapheurs à l’Hôtel de Ville et assurer le suivi du tableau

- Suivre les demandes logistiques (matériel, fournitures de bureau…)

- Suppléer les autres assistant(e)s du service

- Chaque assistant.e est amené.e à développer une compétence spécifique et/ou à porter un dossier dédié

- Chaque assistant.e contribue à la vie du service et alimente les outils communs, les procédures communes et les espaces collaboratifs.

Savoirs :

- Connaissance du fonctionnement et de l’environnement d’une collectivité territoriale souhaitée

- Règles de l'expression écrite et orale de qualité. Bonne orthographe

- Maitrise des techniques de secrétariat

- Bonne connaissance des procédures administratives

- Parfaite maîtrise de l’outil informatique (logiciels de bureautique, pack office,... )

- Connaissance des logiciels Airdélib, Maarch appréciée

- Lecture d’agendas

- Connaitre les règles en matière d’archivage numérique et papier

Savoirs- faire :

- Accueil physique et téléphonique du public : renseigner les interlocuteurs, filtrer et transmettre les messages, orienter les demandes

- Priorisation et anticipation

- Aller chercher l’information

- Organisation de documents dans un dossier

- Proposition et élaboration d’outils de gestion (sharepoint, teams…)

Savoirs- être :

- Réactivité, rigueur, discrétion et disponibilité

- Sens du travail en équipe, aisance relationnelle

- Sens de l’organisation et esprit d’initiative

- Ponctualité et assiduité

- Capacité d'adaptation

- Autonomie et capacité à rendre compte et alerter