Moteur de recherche d'offres d'emploi BORDEAUX

Assistant.e du directeur général des services H/F


Détail de l'offre

Informations générales

Collectivité

Dans le cadre de leur démarche en faveur de l'égalité professionnelle et de la diversité, Bordeaux Métropole, la Ville de Bordeaux et le CCAS s'engagent contre toute forme de discrimination.
Tout.e candidat.e qui se sentirait discriminé.e peut contacter la cellule d'écoute mise à sa disposition (05.57.20.71.11).
  

Référence

2022-2755  

Date limite de candidature

20/09/2022

Carrière

Catégories

B

Filières

Administrative

Cadre d'emplois du poste

FPT-Rédacteurs

Grades

rédacteurs (tout le cadre d'emplois) et adjoints administratifs (tout le cadre d'emplois)

Description du poste

Intitulé du poste

Assistant.e du directeur général des services H/F

Métier

Affaires générales - Assistante / Assistant de direction

Missions

En rejoignant ce poste, vous assistez le directeur.trice général.e des services dans le fonctionnement administratif de la direction générale. Vous participez à la préparation et au suivi des instances et assurez la transmission des informations avec les services.

Parmi les fonctions classiques d'assistanat de direction, vous assurez au quotidien :

- la gestion administrative de la direction générale des services de la ville de Bordeaux
- l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
- la gestion de l’agenda et de la messagerie du directeur général des services

- l'organisation des réunions et le contrôles des échéances

- la circulation des parapheurs à la signature du Maire et le suivi des courriers et des notes adressés au DGS

- la préparation des dossiers quotidiens du DGS (documents préparatoires aux réunions)
- la saisie, la mise en forme des documents divers (courriers, mails, rapports)
- la diffusion de l’information
- la préparation des déplacements professionnels du DGS
- la gestion documentaire de la direction et des espaces numériques partagés

- la gestion logistique de la direction

Par ailleurs, vous avez un rôle essentiel dans la préparation et le suivi des instances en :
- planifiant les instances avec la chargée de mission du DGS et le cabinet
- préparant l'ordre du jour des comités de pilotage et d’arbitrage du Maire, en lien avec le cabinet et en assurant la retranscription des relevés de décisions
- en constituant les dossiers des instances et en assurant l'organisation des interventions 
- préparant les RDV avec les partenaires institutionnels en lien avec le cabinet

Au quotidien, vous apportez une aide permanente et réactive à la direction générale (notamment en termes d’anticipation, de coordination, d’organisation, de gestion des priorités…)

Vous aurez également personnellement en charge la coordination du réseau des assistant.e.s de la ville de Bordeaux et l'organisation de séminaires. 

Le jury se tiendra le 28 Septembre de 14H à 18H 

 

Profil attendu

Pour évoluer sur ce poste, vous maitrisez l'environnement juridique et financier des collectivités territoriales et avez idéalement eu une expérience réussie en tant qu’assistant.e de direction. Vous êtes organisé.e et rigoureux.se tant dans la gestion de vos dossiers que de votre temps de travail. Vous savez anticiper, gérer les priorités et les urgences, poser les alertes, être force de proposition. Vous maitrisez parfaitement les techniques de secrétariat, les outils bureautiques et possédez une très bonne expression à l’écrit et à l’oral. Votre aisance relationnelle servira vos interlocuteurs. Vous êtes réactif.ve, disponible, et savez faire preuve de discrétion.

Date de prise de poste souhaitée

01/11/2022

Localisation du poste

Localisation du poste

Gironde (33)

Site de travail

Hôtel de ville Bordeaux

Contact Métier

Nom

JELOWICKI

Prénom

Camille

Fonction

chargée de mission

Téléphone

0556102135

Contact DRH

Nom

GRENIER

Prénom

Véronique

Téléphone

05 56 99 86 16