Moteur de recherche d'offres d'emploi BORDEAUX

Secrétaire H/F


Détail de l'offre

Informations générales

Collectivité

Dans le cadre de leur démarche en faveur de l'égalité professionnelle et de la diversité, Bordeaux Métropole, la Ville de Bordeaux et le CCAS s'engagent contre toute forme de discrimination.
Tout.e candidat.e qui se sentirait discriminé.e peut contacter la cellule d'écoute mise à sa disposition (05.57.20.71.11).
  

Référence

2022-2524  

Date limite de candidature

28/06/2022

Carrière

Catégories

C

Filières

Administrative

Cadre d'emplois du poste

FPT-Adjoints administratifs

Grades

Secrétaire

Description du poste

Intitulé du poste

Secrétaire H/F

Métier

Affaires générales - Assistante / Assistant de gestion administrative

Missions

La Direction de la proximité recherche pour sa Mairie de quartier Bordeaux Maritime son sa secrétaire H/F.

Le la  secrétaire a pour charge principale d'assurer le secrétariat de la mairie de quartier et notamment la rédaction des arrêtés et des courriers.

Dans ce cadre vos missions principales sont les suivantes:

- Réceptionner, enregistrer, répartir et suivre les courriers et les demandes de travaux
- Elaborer, saisir et mettre en forme le courrier administratif du Secrétaire Général de quartier et du Responsable technique.
- Contrôler le délai de réponse raisonnable
- Elaborer les tableaux de bord (recueil des données, compilation et édition)
- Saisir par informatique les arrêtés de travaux sur immeubles et réseaux.
- Assurer le suivi administratif de l'ensemble des arrêtés.
- Suivre la planification des réunions.
- Gérer la planification et le tableau des congés et permanences.
- Suivre les commandes de fournitures de bureaux.
- Traiter et diffuser les informations nécessaires au fonctionnement de l'équipe.
- Trier, classer et archiver les documents.

 

Vous serez également amené.e à :

Participer à la gestion de l'agenda du SG et du RT.
- Participer à des groupes métiers
- Aider au circuit de signature des courriers et arrêtés
- Peut être sollicité pour les certificats de numérotage
- Editer le compte-rendu de la réunion de proximité
- Participer à l'accueil téléphonique et physique relatif aux missions de la Direction de la Proximité.
- Suivre, traiter et diffuser la messagerie du Secrétaire général de quartier, du responsable technique et la boite générique du quartier.

 

Horaires :

6 heures et 50 minutes hebdomadaires sur une plage horaire de 8h30 à 18h

Profil attendu

Les compétences attendues sur le poste sont les suivantes:

Savoirs :

• Organisation de la mairie et de la métropole
• Dossiers d’actualité du quartier
• Techniques d’accueil, règles de communication
• Techniques et outils de communication
• Droit et obligations des usagers

Savoirs - faire:

• Accueillir le public avec amabilité
• Prendre des messages
• S’exprimer clairement et reformuler les demandes
• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
• Bureautique
• Dactylographie
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers

Savoirs -être:

• Diplomatie et rigueur
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
• Capacités d’analyse
• Devoir de réserve et sens du service public
• Disponibilité suivant les nécessités du service
• Sourire
• Sens de l’organisation et réactivité

 

Date de prise de poste souhaitée

01/08/2022

Localisation du poste

Localisation du poste

Gironde (33)

Site de travail

Mairie de quartier Bordeaux Maritime, 196, rue Achard

Contact Métier

Nom

GABRIEL

Prénom

Fanny

Fonction

Secrétaire générale

Téléphone

05 24 57 68 03

Contact DRH

Nom

BRUN-RODEZ

Prénom

Nathalie

Téléphone

0557207372