La direction générale de la proximité et des relations avec la population recherche pour sa mairie de quartier de Bordeaux Centre son.sa secrétaire H/F

Le.a secrétaire a pour charge principale d'assurer le secrétariat de la mairie de quartier et notamment celui du Secrétaire général de quartier (courriers, agenda...). Il/Elle intervient en binôme avec le chargé d'accueil.

Dans ce cadre vos missions principales sont les suivantes :

- Réceptionner, enregistrer, répartir et suivre les courriers et les demandes de travaux
- Elaborer, saisir et mettre en forme le courrier administratif du Secrétaire Général de quartier et du Responsable technique.
- Contrôler le délai de réponse raisonnable
- Elaborer les tableaux de bord (recueil des données, compilation et édition)
- Assurer le suivi administratif de l'ensemble des arrêtés+facturation
- Suivre la planification des réunions.
- Gérer la planification et le tableau des congés et permanences.
- Suivre les commandes de fournitures de bureaux.
- Traiter et diffuse les informations nécessaires au fonctionnement de l'équipe.
- Trier, classer et archiver les documents.

Vous serez également en charge de certaines activités spécifiques :  

- Participer à la gestion de l'agenda du Secrétaire général de quartier et du Responsable technique.
- Participer à des groupes métiers
- Peut être sollicité pour les certificats de numérotage
- Editer le compte-rendu de la réunion de proximité
- Participer à l'accueil téléphonique et physique relatif aux missions de la Direction de la Proximité.
- Suivre, traiter et diffuser la messagerie du Secrétaire général de quartier et éventuellement du responsable technique et la boite générique proxi du quartier.

Les compétences attendues sur le poste sont les suivantes :

Savoirs

• Organisation de la mairie et de la métropole
• Dossiers d’actualité du quartier
• Techniques d’accueil, règles de communication
• Techniques et outils de communication
• Droit et obligations des usagers

Savoirs-faire 

• S’exprimer clairement et reformuler les demandes
• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
• Maîtriser les outils Bureautique
• Maîtriser la Dactylographie
• Maîtriser des outils bureautiques et des logiciels métiers

Savoirs-être 

• Diplomatie et rigueur
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
• Capacités d’analyse
• Devoir de réserve et sens du service public
• Disponibilité suivant les nécessités du service
• Sourire
• Sens de l’organisation et réactivité