Agent d'accueil de réservation et de gestion financière H/F

Détail de l'offre

Informations générales

Collectivité - Direction

Dans le cadre de leur démarche en faveur de l'égalité professionnelle et de la diversité, Bordeaux Métropole, la Ville de Bordeaux et le CCAS s'engagent contre toute forme de discrimination.
Tout.e candidat.e qui se sentirait discriminé.e peut contacter la cellule d'écoute mise à sa disposition à l'adresse suivante :
discriminations@bordeaux-metropole.fr
  

Référence

2024-4801  

Date limite de candidature

11/03/2024

Carrière

Catégories

C

Filières

Administrative

Cadre d'emplois du poste

FPT-Adjoints administratifs

Grades

Adjoint administratif
Adjoint administratif principal 2ème classe
Adjoint administratif principal 1ère classe

Description du poste

Intitulé du poste

Agent d'accueil de réservation et de gestion financière H/F

Métier

Affaires générales - Chargée / Chargé d'accueil

Missions

Le Domaine de la Dune est ouvert 11 mois sur 12 pour la réception de groupes à partir de 8 personnes, en hébergement, location de salle, en séminaire ou pour des fêtes familiales. Objectif du poste : Assurer l’accueil des usagers et optimiser la gestion des réservations tout en faisant la promotion du site et de la ville de bordeaux. Le poste d’accueil et de réservation est un poste clé pour l’établissement, il est à la fois la vitrine et la porte d’entrée au service.

 

Vos missions principales seront:

  • Accueillir l’usager : physiquement, par téléphone ou par mail
  • Représenter l’image de la collectivité et du Domaine de la Dune auprès des usagers
  • Orienter et conseiller les usagers en fonction de leurs besoins et des prestations du site
  • Suivre activement la démarche de réservation (demande de réservation, devis, contrats, notes de service, encaissement à l'arrivée)
  • Etablir les contrats avec la supervision de la direction et en fonction des tarifs votés en Conseil Municipal
  • Réaliser les plannings d’occupation du site afin de travailler en collaboration avec le gestionnaire adjoint (préparation mensuelle pour la restauration, l’entretien et la maintenance)
  • Recevoir, vérifier et classer les pièces comptables
  • Assurer le suivi comptable et budgétaire des réservations: Tableau suivi des paiement (Arrhes, paiements CB, chèques….)Application des consignes de sécurité relative à la sécurité des personnes, des biens et des locaux
  • Informer les responsables de groupes et les usagers des consignes d’évacuation
  • Afficher les informations nécessaires au bon déroulement des séjours

 

 

Vous serez également amené à :

  • Assister le régisseur titulaire en qualité de régisseur suppléant.
    Être en lien avec les services de la Trésorerie
  • Faire visiter le site
  • Assurer le secrétariat de l’établissement (courriers, compte-rendu de réunions…)
  • Durant le séjour des usagers : Recueillir et signaler tout dysfonctionnement à la direction du site ou au service concerné.
  • Surveiller et contrôler les accès (délivrance de cartes d’accès et des clefs, et gestion de leur restitution : registre des visiteurs)
  • Encaisser, au titre de son statut d’agent mandaté, les règlements effectués par les usagers.
  • Selon les besoins du service, l'agent peut-être sollicité pour assurer des astreintes d'exploitation (semaine complète)
  • Assurer le traitement comptable des recettes courantes des réservations.

 

 

 

 

Profil attendu

Savoirs:

 

- Connaître le site, ses bâtiments et les différentes prestations proposées (règlement intérieur, conditions générales de vente, et procédures de réservation)
- Règles en orthographe et grammaire
- Techniques et outils de communication
- Organisation et activités des services
- Connaître le fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d’Internet et des supports internes utilisés pour la gestion des réservations (logiciel ASTERIO, Tableau EXCEL, document WORD).
- Techniques d’écoute.
- Langue étrangère (anglais vocabulaire de base)
- Organigramme de la collectivité et du service
- Techniques de capitalisation et de classement des documents.
Règles comptables et budgétaires sous couvert du gestionnaire adjoint.

 

Savoirs-faire:

 
- Préparer les titres de recettes
- Saisir les factures et les mandats
- Accueillir le public avec amabilité
- S’exprimer clairement
- Reformuler les demandes
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
- Gérer les situations de conflits.
- Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
- Apprécier la validité des pièces justificatives
- Contrôler les différentes factures
- Classer, archiver les pièves et documents comptables et financiers
- Diffuser des informations ou des documents par voie d’affichage ou sein du service

 

 

Savoir-être:

 

- aptitude à savoir rendre compte et à alerter
- adaptabilité
- disponibilité
- devoir de discrétion et de réserve quant à la vie des groupes et au fonctionnement interne
- gestion des situations conflictuelles ou stressantes
- être garant de bonnes relations tant au sein du service qu’avec les usagers
- être autonome, tout en sachant solliciter le gestionnaire adjoint ou le responsable d’établissement en cas de besoin.

Date de prise de poste souhaitée

01/07/2024

Localisation du poste

Localisation du poste

Gironde (33)

Site de travail

Arcachon

Contact Métier

Nom

DECHAUD

Prénom

Thierry

Fonction

Responsable de service

Téléphone

06 20 33 94 48

Contact DRH

Nom

MILAZZO

Prénom

Luana