Sous l’autorité de la directrice de l’établissement, le ou la secrétaire de direction assure un rôle central dans le bon fonctionnement administratif de la direction et de sa direction adjointe. Véritable interface entre la direction et ses interlocuteurs internes et externes, il ou elle garantit un accueil de qualité et une gestion rigoureuse des activités de secrétariat.

Activités principales :
Le ou la titulaire du poste est chargé(e) de réceptionner, enregistrer et expédier le courrier entrant et sortant destiné à l’ensemble de l’établissement. Il ou elle est également en charge de la réalisation et de la mise en forme de documents bureautiques pour la direction.
Dans le cadre de l’organisation interne, il ou elle planifie les réunions du comité de direction ainsi que les différentes réunions projets, en élaborant les ordres du jour et en rédigeant les comptes rendus correspondants.
La gestion de l’agenda de la directrice fait également partie de ses missions, tout comme l’accueil téléphonique, la prise de rendez-vous et le secrétariat général.
Il ou elle renseigne et met à jour régulièrement les tableaux de suivi des activités du service.
Par ailleurs, le ou la secrétaire de direction assure la gestion des demandes liées à la photothèque : il ou elle est en contact avec les demandeurs internes et externes à la collectivité, vérifie la conformité des demandes, rédige les contrats associés et assure leur suivi en lien avec l’agent comptable en charge des recettes du musée.

Activités spécifiques :
Le ou la titulaire du poste assure également la gestion des commandes de consommables (tels que les fournitures pour les photocopieurs et les enveloppes) pour l’ensemble des services du musée.
Il ou elle participe en outre aux fonctions d’administration des applications internes utilisées par le service, notamment SharePoint et Maarch.

Savoirs :

Qualités d’expression orale
Anglais et/ou espagnol apprécié
Gestion d’un fonds iconographique
Notions en techniques de la photographie
Connaissance des logiciels muséographiques (type Micro-Musée) appréciée
Connaissances en histoire de l’art appréciées

Savoir-faire :
Maîtrise de l’accueil téléphonique et physique
Gestion des rendez-vous et planification des réunions
Traitement et suivi du courrier
Exécution des tâches de secrétariat
Gestion et suivi des demandes liées à la photothèque

Savoir-être :
Rigueur et sens de l’organisation
Courtoisie et discrétion
Esprit d’équipe et sens des relations humaines
Écoute, réactivité et esprit d’initiative
Capacité d’adaptation

- 35 jours de congés + RTT

Vous pouvez également bénéficier (sous conditions) :
- d’une mutuelle employeur participant à votre protection sociale en santé et prévoyance ;
- de la prise en charge financière d’une partie de vos frais de trajets entre votre domicile et votre lieu de travail (75%) ;
- d’un accès gratuit aux musées municipaux de la ville de Bordeaux ;
- de prestations diverses (vacances, loisirs, bien être, accès aux restaurants administratifs).