La Direction générale Éducation, Sports et Société recrute

son assistant de direction h/f

Rattaché·e hiérarchiquement au centre Appui administratif, au sein de la Direction d’appui administratif et financier, votre mission principale consiste à assister la direction afin d’optimiser la gestion de son activité. Vous assurez le secrétariat de direction et apportez un soutien quotidien à l’organisation professionnelle, notamment dans la gestion d’un agenda complexe. Vous contribuez à la communication transversale avec l’ensemble des directions de la Ville et de la Métropole et facilitez la gestion administrative globale de la direction.

À ce titre, vous participez :

•  à l’optimisation de l’organisation et du fonctionnement de la direction ;

• à la coordination et à la circulation de l’information ;

• à la gestion administrative de l’ensemble de la direction.

Vos activités principales sont les suivantes :

Gestion de l’agenda et des communications
• Gérer l’agenda de la direction : anticipation, alertes, relances.
• Gérer les mails reçus et alerter sur les priorités.
• Assurer l’accueil téléphonique et physique de la direction, informer et orienter vers le bon interlocuteur.

Organisation et suivi administratif
• Préparer les dossiers de réunions et en assurer le suivi.
• Organiser les réunions complexes, dont les Codir (intervenants, lieux, logistique).
• Participer aux Codir : prise de notes et rédaction des comptes rendus.
• Gérer et assurer le suivi des courriers entrants MAARCH.
• Mettre en forme, saisir, diffuser et suivre les délibérations.
• Réaliser des travaux bureautiques (notes, courriers, délibérations).
• Prendre en charge des dossiers transversaux spécifiques.
• Gérer les fichiers confidentiels et sensibles.
• Contribuer à la réalisation et au suivi des dossiers de la direction.
• Participer à la communication et à la diffusion de l’information au sein de la direction.
• Assurer le suivi des congés de la direction.
• Faciliter et optimiser la gestion administrative de l’ensemble de la direction.

Activités spécifiques :
• Suppléer les autres assistant.e.s du service.
• Apporter un soutien aux collègues en cas de surcroît d’activité.
• Développer une compétence spécifique et/ou porter un dossier dédié.
• Contribuer à la vie du service et alimenter les outils, procédures et espaces collaboratifs communs.

Vous disposez d’une connaissance du fonctionnement et de l’environnement d’une collectivité territoriale et d’une très bonne maîtrise des procédures administratives. Vous maîtrisez parfaitement Outlook ainsi que l’outil informatique dans son ensemble, notamment les logiciels de bureautique et le pack Office. Vous appliquez avec rigueur les règles de l’expression écrite et orale et faites preuve d’une excellente orthographe. Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et possédez une connaissance des logiciels Airdélib et Maarch, appréciée dans l’exercice de vos fonctions.

Vous savez organiser et gérer de manière croisée des agendas complexes et maîtrisez l’utilisation simultanée de plusieurs agendas Outlook. Vous êtes en capacité d’organiser des réunions impliquant de nombreux interlocuteurs, en hiérarchisant les intervenants et en intégrant les priorités de la direction dans la gestion quotidienne. Vous faites preuve de priorisation et d’anticipation, assurez la prise de notes et leur retranscription, identifiez les informations importantes et en garantissez la transmission et la communication.

Vous assurez l’accueil physique et téléphonique en renseignant les interlocuteurs, en filtrant et en transmettant les messages et en orientant les demandes de manière adaptée.

Vous faites preuve de réactivité, de rigueur, de discrétion et de disponibilité. Vous appréciez le travail en équipe et disposez d’une aisance relationnelle vous permettant d’interagir efficacement avec des interlocuteurs variés. Vous démontrez un sens affirmé de l’organisation et de l’initiative, ainsi qu’une ponctualité et une assiduité constantes. Vous savez vous adapter aux situations, travailler de manière autonome, rendre compte de votre activité et alerter lorsque cela est nécessaire.

- IFSE de grade (345 € bruts mensuel)

- NBI accueil : 10 points

- 35 jours de congés + RTT

Vous pouvez également bénéficier (sous conditions) :

- d’une mutuelle employeur participant à votre protection sociale en santé et prévoyance,

- de la prise en charge financière d’une partie de vos frais de trajets entre votre domicile et votre lieu de travail.

- d’un accès gratuit aux musées municipaux de la ville de Bordeaux

- de prestations diverses (vacances, loisirs, bien être, accès aux restaurants administratifs)