La Direction générale proximité et relation avec les populations recherche pour sa direction action territoriale et vie des quartiers son assistant.e de maire adjoint de quartier Bordeaux Sud

L'assistant.e apporte une aide permanente au Maire adjoint e de quartier, en lien avec l'équipe pluridisciplinaire de la mairie de quartier, en termes d'organisation personnelle, de gestion administrative, et de partage de l'information.

Vos missions principales sont les suivantes:

Assistance au Maire adjoint de quartier

Gestion de l'agenda et des déplacements

Gestion des permanences

Préparation des rendez-vous et des dossiers dédiés

Accueils physique et téléphonique des demandes adressées au maire de quartier

Garant de la gestion des réponses aux courriers, mails (boite MAQ, maarch...) : répartition équipe, suivi, rédaction, mise en validation...

Gestion du fichier partagé des riverains et forces vives en lien avec le CAT

Gestion du FAQ (collation des demandes, gestion des attributions, suivi financiers des délibérations et information SG).

Vous missions spécifiques seront les suivantes:

Suivi des dossiers de proximité signalés avec le SG et RT

Suivi des demandes ayant trait à la situation personnelle des administrés (crèches, logement, emploi)

Collaboration à la préparation et l'organisation de réunions, manifestations, participation à celles-ci, rédaction de compte rendus en lien avec la Secrétaire, le RT, le SG (concertation, information, démocratie permanente...)

Préparation et organisation des CDQ en lien avec la démocratie permanente

Contribution à l'élaboration des actions /support de communication du quartier (info lettres, éditos, flyers...)

Alimentation de la newsletter (en lien avec la communication)

Participation aux réunions de communautés métiers

Tenue de la revue d'actualité avec SG et CAT

Les compétences attendues sont les suivantes:

Vous détenez des connaissances indispensables en bureautique, logiciels word, excel, outlook, power point et une adaptabilité au logiciel métier.
Vous avez une bonne connaissance des institutions et de l'organisation de la collectivité.

Doté.e d'une solide expérience en secrétariat, gestion de dossiers et rédaction administrative vous avez de bonnes capacités rédactionnelles, vous maitrisez les techniques de communication et de négociation ainsi que les techniques d'écoute active et de médiation.
Vous êtes en capacité de gérer des conflits et vous savez travailler en équipe et en transversalité.

Vous êtes polyvalent.e, réactif.ve, autonome. Votre aisance relationnelle et votre sens de la communication seront des atouts.
Votre disponibilité et votre discrétion seront essentielles pour prendre pleinement possession du poste.