La mairie de quartier de Bordeaux Caudéran recherche un assistant.e au maire-adjoint de quartier, en charge de la proximité pour un CDD de trois mois renouvelable.

L’assistant.e assure la gestion administrative de l’activité de l’élu : agenda, préparation des dossiers, des réunions et des manifestations, participation à celles-ci, rédaction de comptes-rendus, suivi des décisions, suivi et rédaction des courriers, réception des appels et rendez-vous des citoyens.

Force de proposition, il alerte l’élu et l’aide à la décision.

Il contribue aux actions de communication.

Il gère le budget du Fonds d’Aide aux Quartiers.

Activités principales:

Assistance du Maire adjoint de quartier :
- Aider à la décision et conseiller.
- Accueil physique et téléphonique des riverains.
- Gestion des permanences.
- Préparation et organisation du Conseil de quartier.
- Force de proposition.
- Capacité d'alerte.
- Contribuer à l'élaboration et à la réalisation des actions de communication du quartier.

Gestion administrative du Maire adjoint de quartier :
- Gestion de l'agenda et des déplacements.
- Préparation des dossiers qui s'y rattachent.
- Gestion courriers et mails adressés au Maire adjoint de quartier et mails (boîte Maire adjoint de quartier et boîte générique du quartier), répartition, suivi, rédaction, mise en signature).
- Gestion des appels téléphoniques adressés au maire adjoint de quartier.
- Préparation et organisation des réunions et participation à celles-ci.
- Rédaction de comptes rendus, synthèses, bilans et de courriers
- Gestion du fichier des riverains.
- Assurer les permanences.

Gestion budgétaire du F.A.Q :
- Collation des demandes de subvention.
- Gestion des attributions.
- Suivi financier des délibérations.

Activités spécifiques:

Suivre les dossiers de proximité avec le secrétaire général de la mairie de quartier

Assurer pour le maire adjoint de quartier le suivi des demandes ayant trait à la situation personnelle des administrés (crèches, demande de logement, emploi,...).

Suivre la diffusion de l'information destinée aux riverains par l'équipe de proximité (boîtage, courrier,...)

Suivre l'organisation logistique des manifestations se déroulant sur le quartier

Issu d’une formation en assistanat de direction/ gestion administrative, vous justifiez idéalement d’une première expérience sur un poste demandant rigueur et polyvalence.

Vous êtes à l'aise dans la gestion de planning, l’instruction de dossiers administratifs et vous savez gérer les priorités.

Organisé, rigoureux et réactif, et êtes à l'aise dans l'usage de logiciels, vous avez un très bon relationnel.