Rattaché(e) au chef de service administration, vous êtes responsable du secrétariat de la direction des bibliothèques ainsi que du suivi administratif des formations. Vous contribuez également à la gestion administrative générale et juridique en collaboration avec le chef de centre gestion administrative et financière.

Vos missions principales :

Assistanat de direction et gestion administrative :

• Gestion du courrier (ouverture, tri, redistribution).
• Organisation et suivi des agendas, réunions et plannings (directeur, directeur adjoint, etc.).
• Suivi des signatures et gestion de l’archivage selon les règles en vigueur.

Formation et développement des compétences :

• Gestion administrative des inscriptions aux formations.
• Organisation logistique des formations collectives.
• Suivi des conventions de stages et traitement des candidatures.

Accueil et communication :

• Participation à l’accueil téléphonique et gestion de la messagerie de la direction.
• Transfert des demandes aux interlocuteurs compétents.

Savoir-faire technique :

Maitrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel).
Gestion logistique et organisation de réunions.
Notions en ressources humaines et formation.

Savoir-être :

Sens du contact et courtoisie.
Capacité à travailler en équipe et à être autonome.
Esprit d’initiative et rigueur.

Profil recherché :
Vous êtes organisé(e), polyvalent(e) et à l’aise avec les outils informatiques. Vous aimez travailler dans un environnement collaboratif et êtes reconnu(e) pour vos qualités relationnelles.