Assistante / Assistant de direction H/F

Détail de l'offre

Informations générales

Collectivité

Dans le cadre de leur démarche en faveur de l'égalité professionnelle et de la diversité, Bordeaux Métropole, la Ville de Bordeaux et le CCAS s'engagent contre toute forme de discrimination.
Tout.e candidat.e qui se sentirait discriminé.e peut contacter la cellule d'écoute mise à sa disposition (05.57.20.71.11).
  

Référence

2022-2906  

Date limite de candidature

18/10/2022

Carrière

Catégories

C

Filières

Administrative

Cadre d'emplois du poste

FPT-Adjoints administratifs

Grades

Adjoints administratifs

Description du poste

Intitulé du poste

Assistante / Assistant de direction H/F

Métier

Affaires générales - Assistante / Assistant de direction

Missions

Rattaché(e) hiérarchiquement au service assistant(e)s au sein de la Direction d'appui administratif et financier de la direction générale éducation sports et société.
L'assistant(e) a pour missions d'assister le directeur d'une direction de la DGESS, de gérer son secrétariat, notamment par son soutien en termes d'organisation professionnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil....
Il/elle assure l'accueil téléphonique et physique.
Il/elle assure un traitement pour les directions de la DGESS des missions de secrétariat.
Il /elle est plus particulièrement dédié(e) à une direction.

 

Activités principales

- accueil physique et téléphonique
- renseigner de premier niveau du public pour l'ensemble des directions de la DGESS
- organiser les plannings, les réunions, gérer les agendas
- traiter le courrier
- mettre en forme et saisir les notes, courriers et comptes-rendus.
- préparer les dossiers pour les réunions
- élaborer des documents sous applications informatiques (tableaux de bord, ...)
- mettre en forme et saisir les délibérations
- organiser le classement, l’archivage des courriers et des dossiers
- organiser les déplacements du directeur et/ou responsable de service via le logiciel dédié
- gérer des fichiers confidentiels et sensibles
- organiser la vie professionnelle du Directeur(trice) en lien avec son binôme
- participer à la réalisation et mise en forme de travaux de bureautique pour l'ensemble de la direction
- gérer l'agenda du directeur(trice) (prise de rendez-vous, préparation des dossiers…) ;

 

Activités spécifiques

- Suppléance des autres assistant(e)s de la DAAF en période de congés, de formation, de surcroît d'activité ou toute autre absence
- Renseigner et orienter le public sur les activités des services des Directions
- Participer à la gestion administrative des évènements portés par les services
- Suivi des commandes de fournitures de bureau
- Suivi des demandes de FMAO (incident à la cité municipale)
- Soutien des référents archives

Chaque assistant(e) est amené(e) à développer une compétence spécifique et/ou à porter un dossier dédié

Profil attendu

Vous connaissez le fonctionnement et de l’environnement d’une collectivité territoriale.

Vous maitriser les techniques de secrétariat.

Vous appliquez les règles de l'expression écrite et orale.

Vous maitrisez parfaitement l’outil informatique (logiciels de bureautique, pack office,... ).

Vous avez une bonne orthographe.

 

Vous savez gérer un agenda complexe, organiser des réunions avec de nombreux interlocuteurs, renseigner, filtrer et transmettre les messages, orienter les demandes.

Vous savez organiser des déplacements professionnels des encadrants.

Vous savez mettre en forme des documents respectant les chartes en vigueur.

 

Vous êtes réactif.ve, rigoureux.euse, discret.e et disponible. Vous avez le sens du travail en équipe, une certaine aisance relationnelle. 

Vous avez le sens de l’organisation et un esprit d’initiative. 

Vous êtes ponctuel.le et assidu.e. 

Date de prise de poste souhaitée

01/11/2022

Localisation du poste

Localisation du poste

Gironde (33)

Site de travail

cité municipale

Contact Métier

Nom

SANTA CRUZ

Prénom

MELANIE

Fonction

Chargée des ressources humaines

Téléphone

0556102691

Contact DRH

Nom

MANDON

Prénom

Julie

Téléphone

05 56 99 85 79