Nous recherchons un(e) Secrétaire de direction dynamique et organisé(e) pour intégrer notre équipe administrative.

Vos missions :

-Gestion de l’agenda et secrétariat : prise de rendez-vous, organisation des réunions et rédaction de documents.

-Accueil : gestion des appels et accueil physique des interlocuteurs (enseignants, élèves, partenaires, etc.)

-Gestion du courrier : traitement du courrier entrant et sortant, préparation des parapheurs.

-Examen et jurys : planification, convocation des jurys, gestion des indemnités et réservations.

-Appui RH : suivi des embauches, évaluations des agents et gestion des ordres de mission.

Activités spécifiques :

-Rédaction et mise en forme de courriers officiels.

-Envoi des convocations pour les instances (conseil pédagogique, conseil d’établissement, etc.).

-Gestion des dossiers des entretiens et évaluations des agents : convocations, RDV, préparation des dossiers pour la direction.

-Gestion de la boite mail DGAC-CNR.

-Organisation et suivi des archives du service, préparation des versements et éliminations à l’expiration de la durée d’utilité administrative (DUA).

-Apport d’un soutien ponctuel aux autres services du Conservatoire pour des besoins divers.

Savoirs:

- Organisation et de gestion du temps de travail
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Très bonne expression écrite et orale
- Bonne connaissances des outils informatiques (Word, Excel, Teams, Sharepoint, ...)
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Rôle et missions de l'établissement

Savoirs faire:

- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Organiser les déplacements
- Établir une relation de confiance avec le directeur et les directrices adjointes

- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers

- Transmettre les ordres du jour en concertation avec le directeur
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus

Savoirs-être:

- Autonomie
- Rigueur et discrétion professionnelle
- Disponibilité et réactivité
- Relais d'informations avec le supérieur hiérarchique et la direction