La Direction de la communication du Cabinet du Maire recherche son assistante de la Direction de la direction de la communication H/F

L’assistant.e appuie la directrice de la communication dans son organisation personnelle et dans l’organisation du travail de l’équipe : gestion de l’agenda, organisation de réunions, accueil physique et téléphonique, préparation, suivi de dossiers et classement, logistique...

Dans ce cadre vos missions principales sont les suivantes:

› Organiser la vie professionnelle de la directrice : gestion de l’agenda, organisation des déplacements, gestion d’un annuaire de contacts, préparation des fonds de dossiers, aide à la gestion de la boite mail…
› Organiser et planifier des réunions pour la directrice et la directrice adjointe
› Réaliser et mettre en forme des documents bureautiques (word, excel, powerpoint) : prise de notes, rédaction de comptes-rendus, saisie et mise en page
› Assurer l’accueil téléphonique et physique au secrétariat de la direction, gérer le courrier de la direction
› Organiser le classement et l'archivage des dossiers de la direction
› Gérer l’accueil des stagiaires de la direction de la communication : conventions, déclarations RH, matériel…
› Assurer l’appui logistique nécessaire au fonctionnement courant du service en lien avec les services compétents : commande de matériel, mobilier, menus travaux…

Vous serez également amené.e à :

› Assurer le relai de gestionnaire administrative et financière du service sur les opérations comptables (engagements, liquidations) et RH
› Contribuer ponctuellement à la mise à jour des sites internet de la Ville (intégration et publication de contenus)

Les compétences attendues sur le poste sont les suivantes :

Savoirs:

› Organisation et fonctionnement de la collectivité
› Techniques de secrétariat (dactylographie, prises de notes, rédaction de comptes-rendus, utilisation des logiciels de bureautique)
› Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
› Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
› Standard téléphonique, annuaire
› Notions de comptabilité analytique

Savoirs-faire :

› Gérer des agendas, prendre et organiser les rendez-vous
› Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
› Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)

• Accueil physique et téléphonique du public
› Recevoir et orienter les demandes
› Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
› Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
› Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent

• Traitement des dossiers et saisie de documents
› Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de documents
› Rédiger des comptes rendus de réunion, des notes et courriers
› Saisir des documents de formes et de contenus divers
› Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
› Gérer et actualiser une base d'informations
› Rechercher des informations et en vérifier la validité
› Utiliser l'outil informatique, les logiciels bureautiques et les logiciels de gestion
› Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires

• Gestion de l'information, classement et archivage de documents
› Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
› Photocopier et assembler des documents
› Trier, classer et archiver des documents
› Synthétiser et présenter des informations
› Rechercher et diffuser des informations
› Préparer les dossiers pour les réunions et rdv
› Identifier les sources de documentation

Doté.e d'un fort sens du relationnel, vous êtes diplomate. Vous aimez le travail en équipe et en transversalité. Rigoureux.se vous avez le sens de l'organisation, vous êtes réactif.ve et vous savez vous adapter.
Votre autonomie dans la gestion de vos taches ainsi que votre discrétion seront nécessaires à une bonne prise de poste.

- 35 jours de congés

- RTT

- Conciergerie vous proposant différents services à des prix avantageux

- Espace de vie commun

- Attribution d’une place de parking (sous certaines conditions)
- Compte épargne temps
- Un Comité des Ouvres Sociales
- Remboursement de 75% des frais d'abonnement aux transports en commun

- Une complémentaire santé et une prévoyance attractive
- Forfait mobilité durable, afin d'encourager les modes de transport alternatifs et durables entre le domicile et le lieu de travail (covoiturage avec véhicule à faible émission, trottinettes, vélos, ...