La direction génération séniors et autonomie recherche pour son service accompagnement de l'autonomie un.e chargé.e d'accueil et de coordination administrative H/F

Sous la responsabilité de la Direction de l'EHPAD, l'agent est en charge de l'accueil téléphonique et physique de l'EHPAD ainsi que du secrétariat général.
Il.elle concourt à la coordination administrative générale et au volet administratif de la démarche qualité de l'établissement en collaboration avec l'assistant.e de direction.

Dans ce cadre, vos missions principales seront les suivantes : 

- Assurer la permanence de l'accueil physique et téléphonique
- Participer à l'information des visiteurs, des prestataires, des fournisseurs, des résidents, des familles
- Assurer un renseignement clair, fiable à ces interlocuteurs et assurer une stabilité du service administratif
- Réceptionner des appels pour des demandes d'admission dans l'établissement
- Pré-sélectionner des dossiers sur Viatrajectoire (plateforme de réception des dossiers de demande d'admission) en fonction des appels reçus, du degré d'urgence, les envoyer au médecin coordinateur et à l'Infirmier.ère coordinateur.trice afin de faire évaluer le volet médical

En collaboration avec l'assistant.e de direction :
- Coordonner la gestion documentaire de l'établissement
- S'assurer du contrôle des visites (registres, pass sanitaire...)
- S'assurer de la transmission de l'information ascendante et descendante
- Mettre à jour les tableaux de bord pour le suivi administratif des résidents
- Trier, distribuer, réexpédier et classer le courrier des résidents et de l'établissement
- Suivre l'affichage et la planification des menus en lien avec la cuisine
- Classer et archiver les documents et les dossiers
- Effectuer des tâches administratives diverses (demande de devis, envoi et réception des commandes, secrétariat...)

En l'absence de l'assistant.e de direction:
- Saisir les bons d'engagements, enregistrer les factures et certifier les constats de services faits sur le logiciel Grand Angle
- Créer les dossiers administratifs (entrée du résident, demande APL, CAF, ouverture droits, MAJ dans logiciel Netsoins)

En qualité de gestionnaire déconcentré.e suppléant.e :
- Saisir les absences maladies dans Pléiades et les transmettre à la DRH
- Transmettre et aider à la complétude des dossiers d'accidents de travail
- Accompagner les agents dans les démarches administratives internes à la collectivité (CET, congés...RH en ligne)
- Coordonner administrativement les contrats de travail (interface entre l'agent et service Paie Carrière pour signature et transmission de documents au centre RH DGSA)

Vous serez également en charge de certaines activités spécifiques : 

- Participer aux réunions du COPIL et réunions inter-services en lien avec la démarche qualité
- Assurer un soutien administratif

Lieu de travail : « l’EHPAD La Clairière de Lussy » 

Vous savez respecter les règles de sécurité et de discrétion. Vous savez observer, écouter et comprendre les résidents et les familles. Vous avez le sens des relations humaines. Vous êtes capable de travailler en équipe et en binôme avec l'assistant.e de direction.

Vous savez chercher les informations auprès de l'équipe pluridisciplinaire (soin, animation, cuisine, hébergement...) et auprès des résidents en perte d'autonomie. Vous savez organiser son travail, prendre des initiatives et réaliser, sous la responsabilité de la direction, les tâches concernant les attentes des résidents. Vous savez communiquer chaque information reçue au service concerné. 

Vous maîtrisez l'outil informatique Word, Excel, Power Point et avez le sens de l'organisation. Vous avez une bonne présentation et faites preuve de convivialité, d'écoute, d'empathie. Vous êtes reconnu.e pour votre disponibilité, votre polyvalence et savez faire face à situations difficiles (Deuil, maladie, agressivité usagers...).

- 35 jours de congés 

- NBI de 10 points

Vous pouvez également bénéficier (sous conditions) :
- d’une mutuelle employeur participant à votre protection sociale en santé et prévoyance ;
- de la prise en charge financière d’une partie de vos frais de trajets entre votre domicile et votre lieu de travail (75%) ; 
- d’un accès gratuit aux musées municipaux de la ville de Bordeaux ;
- de prestations diverses (vacances, loisirs, bien être, accès aux restaurants administratifs).