Sous la responsabilité du Directeur de la DGSA (Direction des Générations Seniors et Autonomie), le.la responsable du service administratif et financier est garant.e de la bonne gestion administrative et financière de la DGSA (314 agents, 60 métiers, 4 services) qui pilote l’ensemble des actions municipales en faveur des seniors.

A ce titre, vous contrôlez la bonne exécution des procédures et vous coordonnez les deux centres dont vous avez la charge (pilotage équipes RH et Budgétaire).

Vous impulsez, en lien avec l'équipe de Direction, les adaptations et modernisations administratives nécessaires à l'évolution des missions des équipes que vous gérez.

Le centre budgétaire (3 agents, placés sous la responsabilité d'une cadre intermédiaire) a en charge : la préparation et la présentation des documents budgétaires (budgets ville & CCAS, budgets annexes...), le suivi de l'exécution des budgets (fonctionnement et investissement), l'analyse budgétaire, le suivi des financements d'investissements (CARSAT, Appels à projet...) et des financements spécifiques (ARS, Département, CNSA...), le suivi des achats et des marchés au regard des procédures en place, la rédaction de cahiers des charges ainsi que le suivi des contrats complexes (DSP).

Le centre RH (3 agents, placés sous la responsabilité d'une cadre intermédiaire) a en charge : la gestion administrative déconcentrée des 314 agents de la direction, l'élaboration et la mise en œuvre du plan de formation, le suivi des effectifs et du personnel non permanent de la direction (stagiaires, saisonniers, contrats de remplacements), la gestion de différents sujets RH transversaux (plan pluriannuel de fonctionnement RH, accueil des nouveaux arrivants, situations RH complexes, pré-disciplinaire… ), la préparation des dossiers présentés dans le cadre des instances paritaires (CST…) ainsi que la mise en place d'une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC).

Concernant la sécurisation juridique, vous êtes amené.e à sensibiliser les différents centres de la DGSA sur les risques encourus, à superviser et harmoniser la rédaction des projets de délibérations (conseil municipal et conseil d’administration du CCAS) et de conventions, ainsi que les actes administratifs.

Vous participez aux CODIR hebdomadaires de la Direction et aux réunions réseaux RH–RAF.

Vous êtes l'interface entre les EHPAD, la DGSA et la Direction des finances du CCAS.

Vous assurez la mission de référent.e numérique de la direction pour les demandes de matériel et projets informatiques.

Vous vous inscrivez dans une démarche d'amélioration continue de la qualité de service de la direction et notamment celle de la dématérialisation des procédures et de l’optimisation de la relation usagers (parcours usagers, évaluation de la satisfaction, des accueils...).

Vous participez aux actions de la DGSA durant les périodes de crises sanitaires (canicule, plan grand froid) ainsi qu'aux évènements et manifestations.

Savoirs :

-Principes de fonctionnement des administrations et établissements publics,
- Règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique (M57, M22),
- Connaissance des règles de gestion des ESSMS,
- Connaissance des procédures de Marchés Publics,
- Statut de la fonction publique,
- Instances, processus et circuits décisionnels des assemblées délibérantes,
- Techniques d'élaboration de tableaux de bord et bilans d'activités,
- Techniques rédactionnelles de rapport et de notes de synthèse.

Savoir-faire :

- Expérience confirmée en management d'équipes pluridisciplinaires,
- Expérience sur un poste de responsable administratif et financier,
- Maîtrise des méthodes de conduite du changement,
- Qualités d'analyse et de synthèse,
- Maîtrise des outils informatiques et des logiciels métiers (Grand Angle, BL Social, etc...).