La Direction Accueil et Accompagnement aux Démarches de la Ville de Bordeaux recherche un.e chargé.e de supervision Maarch au sein de son service relation usagers / multi-accueil.

Il.Elle est en charge de superviser le flux des sollicitations (courrier papier, mail et formulaire de contact) intégré à l'outil dédié  et d'accompagner les directions opérationnelles dans la prise en charge des demandes et des réponses à transmettre.
Il.Elle participe à la rédaction de réponses types et de la récupération des éléments de réponse rédigés par les collaboratrices ou collaborateurs techniques du cabinet du Maire pour répondre aux interpellations sur les politiques publiques. Il.Elle est en charge de superviser les aiguillages réalisés à partir des flux transmis sur les point de contact génériques.

Les missions principales sont les suivantes :

Vous supervisez l'activité quotidienne du flux de sollicitation centralisé dans l'outil de gestion dédié et vérifier la bonne mise en œuvre des règles de description, de prise en charge et d'aiguillage.

Vous intégrez les modèles de réponse dans le logiciel de gestion à destination des instructrices ou instructeurs.

Vous enrichissez et mettez à jour la bibliothèque de modèles de courrier.

Vous supervisez les indicateurs d'activité et en faites une synthèse pour les directions opérationnelles et la direction générale des services.

Vous effectuez des recherches documentaires à la demande des élu.e.s ou des agents dans le logiciel de gestion.

Vous faites remonter des dysfonctionnements ou des suggestions d'amélioration du mode de fonctionnement ou du logiciel de gestion.

Vous formez les agents à l'utilisation du logiciel et à la prise en main des évolutions.

Vous avez connaissance de l'organisation, des compétences, et des acteurs de la collectivité et des organismes extérieurs.

Vous avez une bonne maîtrise des outils informatiques et des procédures de transmission des demandes 

Vous avez de grandes qualités rédactionnelles et vous maîtrisez la réparation des tâches.

Vous avez l'habitude de concevoir et d'analyser des indicateurs de tableaux de bord.

Votre sens de l'organisation, votre esprit d'analyse et de synthèse, et votre capacité à prendre des initiatives sont des atouts essentiels pour mener à bien vos missions.