Sous l'autorité du Chef de centre, le gestionnaire réceptionne et traite les différentes
demandes d'intervention. Celles-ci sont envoyées via un logiciel de suivi des demandes, par les responsables de site des écoles, les directrices de crèches, les associations péri-éducatives ou autres usagers habilités.
Le logiciel de suivi de travaux a été développé en 2023 sous le prologiciel Bati-en-ligne (éditeur Blueway) de centralisation et de traçabilité utilisé pour :
- Traiter, orienter les demandes (environ 500 par mois), et en assurer le suivi.
- Accompagner les usagers sur l'évolution des procédures de déclarations de travaux en lien avec les différents services prestataires (Bordeaux Métropole : Direction des bâtiments, espace verts...)
- Accompagner et collaborer avec le chef de centre dans le développement du plan de communication du centre.

Vos activités principales seront:

- Accueil, réception, saisie informatique liée à la gestion des demandes d'interventions techniques programmables sur un prologiciel dédié (Bati en ligne),
- Assurer un suivi des demandes,
- Orienter vers les différents prestataires travaux ou de services de maintenance,
- Collaborer avec les différents services pour améliorer la gestion des flux des demandes au regard de l'évolution des procédures de chacun,
- Procéder à la gestion des réclamations et des relances,
- Collaborer aux réunions de services inter-centres du service Maitrise d'ouvrage et patrimoine,
- Aller sur les sites et accompagner les Responsables de site, les directrices(teurs) de Crèches et Centre d'Animation sur la problématique des déclarations de travaux,
- Participer au suivi des dossiers de conseils d'école, avec anticipation.
- Réaliser les indicateurs de suivi de travaux

Vous pouvez également être amené à:

-Rédiger des déclarations des effectifs relatifs aux commissions de sécurité des ERP.
-Participer activement à l'élaboration de l'organisation et à l'évolution du service (territorialisation, ...).

Savoirs:

Connaissance du fonctionnement et de l'environnement de la collectivité
Règles d'expression écrite et orale de qualité et accueil téléphonique
Maîtriser les règles de communication
Parfaite maîtrise de l'outil informatique (excel, outlook, word, logiciels métiers : Bati en Ligne, Mage..)

Savoirs-faire:

S'exprimer clairement
Faire preuve de bon sens
Reformuler les demandes en action technique pour optimiser la prise en compte et le traitement.
Notion des corps d'état bâtiment, capacité à interroger ou rechercher dans documentation généraliste les termes adaptés pour préciser la demande d'intervention

Savoirs-être:

Aisance relationnelle, diplomatie
Disponibilité
Bonne aptitude à la communication (écrit, oral)
Réactivité, sens des priorités
Rigueur et capacité d'organisation
Aptitude à la gestion des conflits, capacité d'adaptation
Sens du service public
Capacité à alerter
Capacité à rendre compte