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Agent.e d'accueil, officier.ère d'état civil H/F


Détail de l'offre

Informations générales

Collectivité

Dans le cadre de leur démarche en faveur de l'égalité professionnelle et de la diversité, Bordeaux Métropole, la Ville de Bordeaux et le CCAS s'engagent contre toute forme de discrimination.
Tout.e candidat.e qui se sentirait discriminé.e peut contacter la cellule d'écoute mise à sa disposition (05.57.20.71.11).
  

Référence

2020-597  

Date limite de candidature

13/12/2020

Carrière

Catégories

C

Filières

Administrative

Cadre d'emplois du poste

FPT-Adjoints administratifs

Grades

Adjoint administratif territorial

Description du poste

Intitulé du poste

Agent.e d'accueil, officier.ère d'état civil H/F

Métier

Population et funéraire - Officière / Officier d'état civil

Missions

Placé.e sous l’autorité du responsable de centre, vous mettez à jour les registres d’état civil ainsi que la base de données informatique. Vous délivrez les actes d’état civil aux administrations, particuliers, notaires, généalogistes et professionnels habilités à les demander.

Dans ce cadre, vos missions principales sont les suivantes :

Accueil :

- Assurer l'accueil téléphonique du public, des professionnels et des administrations

- Assurer l'accueil physique des usagers lors des demandes d'actes d'état civil

- Assurer l'accueil physique des généalogistes

 Etat civil :

-Mettre à jour les actes d'état civil sur les registres et la base de données informatiques issues des demandes d'avis des mairies et tribunaux, et procéder aux formalités administratives inhérentes à cette mission (traitement des récépissés, information à l'INSEE...).

- Mettre à jour le registre de dispersion des cendres

- Transmettre les actes d'état civil aux mairies, notaires, administrations, dans le cadre de COMEDEC

- Procéder au classement et à l'archivage des pièces administratives

- Assister le Maire, les Adjoints et les Conseillers municipaux lors de la célébration des mariages sur 2 sites (Caudéran et Hôtel de Ville), par rotation la semaine et le samedi

- Participer aux réunions du pôle, centre et service

 

Vos missions spécifiques sont :

 Assurer les missions, par rotation, du centre :

 Pôle Déclarations :

 - Dresser des actes d’état civil de naissance, reconnaissance, décès, transcriptions, ainsi que tout acte ou décision modifiant l'état civil des personnes (changement de prénoms, rectifications erreurs matérielles,..).

 - Créer et mettre à jour les livrets de famille

 - Gérer les registres d'état civil, apposer les mentions sur les actes de l'année en cours

 - Assurer la constitution et le suivi des dossiers mariages

 - Procéder à l’enregistrement, modification et dissolution des Pactes civils de Solidarité

 - Assurer les échanges de documents et parapheurs avec les autres services de la mairie

 - Assurer les échanges de documents et d'informations avec les équipes des maternités

 

 Assurer les missions, par rotation, du service, notamment :

 - Permanences "Instructions-formalités administratives" le samedi matin selon un planning pré établi

 - Constituer des dossiers et remettre des cartes nationales d’identité et passeports

 - Participer à l'organisation des scrutins électoraux sur la base du volontariat

 - Les jours de scrutin, tenir les bureaux de vote (sur la base du volontariat hors nécessité de service)

Profil attendu

 

Vous connaissez la réglementation en matière d'état civil et formalités administratives. Vous maîtrisez les techniques d'accueil physique et téléphonique du public et vous êtes à l’aise avec des personnes en difficulté ou en situation de handicap. Vous aimez travailler en équipe et en transversalité.

De plus, vous avez une connaissance approfondie des services municipaux et de leurs missions, des collectivités et autres administrations de proximité. Vous maîtrisez les outils bureautiques. Enfin, votre rigueur, votre sens du service public et votre réactivité seront des atouts indispensables pour mener à bien vos missions.

 

Vos interlocuteurs :

Ø  Au sein de la collectivité :

Daci, services techniques, Dginsi, reprographie, proximité, ressources humaines, secrétariat général, Cabinet du maire

Ø  Hors collectivité :

Les administrés

Les professionnels : notaires, avocats, ambulanciers, pompes funèbres, hôpitaux, généalogistes.

Les administrations : préfecture, parquet civil, police, gendarmerie, CAF, sécurité sociale.

 

Spécificités du poste : permanence le samedi et week-end selon période.

Date de prise de poste souhaitée

01/04/2021

Localisation du poste

Localisation du poste

Gironde (33)

Site de travail

Hôtel de Ville

Contact Métier

Nom

YVIN

Prénom

Corinne

Fonction

Responsable du service Etat civil

Téléphone

0556102300

Contact DRH

Nom

JUILLARD

Prénom

Alexandra

Téléphone

0556998484